Après une conférence ou une assemblée générale des membres actifs d’une entreprise ou d’une société, le secrétaire est tenu de faire un compte-rendu détaillé du déroulement de la séance, pour archive et pour large diffusion.
Dans la plupart des cas, lors des séances plénières de travail (colloque, atelier, réunion, etc.), le technicien enregistre intégralement le déroulement des débats et discussions engagées. En fin de séance, il remet au secrétaire la copie originale de la réunion, sous forme de fichier audio (au format .WAV dans la plupart des cas) et sur cassette audio ou bande magnétique. Mais que peut-on faire avec de telle bande-son ? Strictement rien, sinon à l’écouter avec un lecteur et c’est tout !
Il en découle que pour pouvoir utiliser convenablement ces bandes-sons et fournir un compte-rendu exact de la réunion, il faut les retranscrire en fichier texte (type TXT ou PDF) afin de les imprimer puis de les stocker. C’est la base essentielle d’une retranscription des fichiers audio.
Un travail méticuleux
Le rêve que toute entreprise caresse est de posséder un appareil médiatique capable de convertir elle-même des bandes-sons en fichiers texte, c’est-à-dire une machine à reconnaissance vocale. Les chercheurs font des investigations et multiplient les inventions en matière de technologie de la communication dans ce domaine, mais pareille machine relève encore de l’utopie jusqu’à maintenant. Comment concevoir une machine capable par exemple, de distinguer un verbe conjugué à l’imparfait et au passé composé ? Ce serait une aberration totale !
Le transcripteur (ou opérateur) est impératif dans le déroulement de la conversion « bande-son en fichier texte », car c’est lui qui tape au clavier les mots et les phrases qu’il a entendues. Il doit donc être quelqu’un de cultivé, avoir un sens de l’analyse et surtout, posséder une rigueur sans pareille dans une retranscription audio.
Pourquoi retranscrire des fichiers audio ?
Il peut arriver que dans une conférence, un débat, un colloque, etc., ceux qui n’ont pas suivi le déroulement de la séance pour plusieurs raisons possibles, par exemple, les malentendants, les inattentifs par manque de concentration ou à cause d’une sonorisation défectueuse, etc. Un compte-rendu rédigé en clair sur papier sera bénéfique pour tous, même pour ceux qui n’ont pas assisté aux séances.
Une deuxième raison est l’utilité d’un compte-rendu pour une traçabilité de la réunion. Un texte dactylographié, dûment signé et paraphé, constitue un acte authentique valable pour toute l’assemblée participative.
Le stockage pour archive du compte-rendu est facile et pratique pour les fichiers au format TXT ou PDF, un simple CD-Rom suffit, alors que les enregistrements sonores tiennent beaucoup de place.