Il faut entendre par logiciel de gestion commerciale un outil permettant à toute entreprise, quels que soient sa taille et son domaine d’activité, de suivre méthodiquement les diverses étapes de la relation fournisseur-client. Aujourd’hui, le monde entrepreneurial est rempli de transactions commerciales qui ne cessent de croître chaque jour. Face à cette situation très complexe, les entreprises ne trouvent soulagement qu’en un logiciel de gestion. Cependant, au regard de la variété de logiciels disponibles, il importe de prendre en compte certains paramètres pour en trouver qui soit fiable.
Définir ses objectifs et ses besoins
Très apprécié des entrepreneurs, le logiciel de gestion commerciale est un système informatique qui aide à automatiser les tâches relatives à la vente et à l’acquisition de produits ou services. Il favorise aussi l’enregistrement des données fournisseurs et clients.
Pour tirer meilleur profit de l’efficacité de cet outil de gestion des ventes, il faudra bien le choisir en amont, ce qui n’est pas toujours facile pour la plupart des entrepreneurs. Ainsi, la première des choses est de définir clairement vos objectifs et vos besoins. En effet, c’est en fonction des objectifs de l’entreprise qu’elle choisira le logiciel adapté à faciliter leur atteinte. Pour cela, il est conseillé de faire une liste exhaustive des éléments que vous souhaitez revoir dans la gestion de votre enseigne.
De même, vous devez définir les domaines fonctionnels ou les activités auxquels ils s’appliquent. Il peut s’agir par exemple d’améliorer le délai d’envoi des commandes en réduisant de 12 heures, leur temps de gestion.
Cela dit, il est primordial d’effectuer une équation entre vos besoins et votre logiciel. Il s’agira concrètement d’identifier les outils qui devront intervenir dans le quotidien de l’entreprise et ceux qui seront utiles plus tard. Ce faisant, accordez une attention particulière aux fonctionnalités nécessaires pour chaque outil.
Évaluer le volume de données à traiter
Juste après la définition des besoins de l’entreprise, l’autre chose importante pour trouver un logiciel de gestion commerciale fiable est d’évaluer le volume de vos données.
Dans ce cas, l’entrepreneur est appelé à renseigner un certain nombre d’informations qui pourront l’aider à détecter le type d’outil qu’il lui faudra. Il s’agit notamment des éléments comme :
- Le nombre d’articles référencés ;
- Le nombre de devis et de factures ;
- Le nombre de bons de commande et de fiches clients ;
- Les fiches fournisseurs gérées par mois ou à l’année.
En renseignant ces informations, vous avez la certitude de choisir un logiciel adapté pour couvrir ces tâches, un outil ayant une capacité correspondant à vos attentes. Par ailleurs, assurez-vous de la suffisance de la performance de votre système informatique pour accueillir le logiciel.
Il faut que la mise à jour soit récente pour qu’elle soit compatible avec le logiciel de gestion de vente. De même, il doit y avoir suffisamment d’espace sur votre serveur pour abriter toutes vos données au cas où vous auriez fait l’option de logiciels installés sur des serveurs distants.
Prendre en compte son budget
Des plateformes aux applications, en passant par les Clouds et les Saas, nombreuses sont les différentes typologies sous lesquelles se déclinent les logiciels de gestion commerciale. Si certains sont achetables, d’autres ne sont que louables sous forme d’abonnement.
L’avantage est qu’ils offrent divers modules supplémentaires comme la gestion de la production et la comptabilité. Le choix se fera donc en fonction de votre enveloppe budgétaire. Pour cela, vous devez la définir aussi vite que possible en tenant compte nécessairement des objectifs préalablement fixés.